Esta es una fase fundamental que precede a la traducción propiamente dicha. Los documentos oficiales suelen presentarse en formato PDF o imagen y tienen un diseño complejo y exigente que requiere un excelente dominio y mucha experiencia con MS Word. La preparación del archivo Word debe optimizarse para la traducción y para la herramienta de traducción, de modo que la traducción sea rápida, sin errores y coherente. Los problemas más comunes con estos documentos son los siguientes: legibilidad comprometida/difícil, texto manuscrito, texto superpuesto, texto presentado verticalmente y/o en forma circular, texto desalineado, sellos y timbres con texto en su interior, presencia de más de un idioma y/o diferentes tipos de letra, marcas de agua, tablas problemáticas con símbolos en el interior de las celdas, archivo protegido contra la edición (el OCR no funciona).